De mondiale pandemie van het Covid-19 virus (“coronavirus”) zorgt voor grote uitdagingen voor bestuur en raad van commissarissen (“RvC”) van Nederlandse ondernemingen en semipublieke organisaties.
Het coronavirus heeft gevolgen voor ondernemingen in veel sectoren gedurende een lagere periode met uitval van consumptie/afname, uitval en beperking mobiliteit van arbeidskrachten, ernstig verstoring van de productieketen en beperktere financieringsmogelijkheden, mede door dalende beurskoersen.
De verwachting is dat de komende periode vele ondernemingen, waaronder dus ook toeleveranciers en (eind)klanten, in financiële problemen zullen komen en zelfs faillissementen zullen volgen.
In deze heftige marktdynamiek ligt een belangrijke rol bij het bestuur als verantwoordelijke voor het algemene en financiële beleid met de RvC als toezichthouder hierop.
Adequaat risicomanagement
Belangrijkste taak van het bestuur is het belang van de onderneming te dienen en de daaraan verbonden organisatie. Voorop staat in principe de continuïteit van de onderneming.
Met het oog hierop wordt verwacht van het bestuur: adequaat risicomanagement en het nemen mitigerende maatregelen in dat verband, rekening houdend met de specifieke risico’s die op de onderneming afkomen door de coronacrisis. Als een mogelijk faillissement op de loer ligt, moet het bestuur en RvC vooral ook rekening houden met de belangen van de schuldeisers van de onderneming.
Aandachtspunten risicomanagement
Er zijn onder meer de volgende aandachtspunten:
- Governance en interne organisatie: in tijden van crisis wordt verwacht dat het bestuur en toezicht er ‘kort’ op zitten. Verstandig is om onder leiding van CEO/CFO een toegewijd team in te richten om de risico’s en ontwikkelingen te (blijven) monitoren en mitigeren in de strategie/scenarioplanning in verband met de coronacrisis. Raadzaam is om frequentie van bestuurs-/RvC-vergaderingen en overleg op te voeren en goede communicatie te voeren met belangrijke stakeholders om iedereen op de goede koers te houden. Een strak communicatieplan is wenselijk. Bij belangrijke strategiewijzigingen dienen de ondernemingsraad en de algemene vergadering van aandeelhouders te worden betrokken. Fysiek bij elkaar komen is lastig. Dus moet er creatief moeten worden omgegaan met de digitale mogelijkheden en moeten ons inziens zo nodig gezamenlijk hiervoor de statutaire mogelijkheden worden gecreëerd.
- Financiën en financieel beleid: in onzekere tijden met mogelijke gevolgen voor continuïteit moet ook cash- en costplanning en forecasting worden verbeterd, zodat wekelijks, bij voorkeur dagelijks, de beschikbare cash & kosten en eventuele financieringsbehoefte inzichtelijk is. Met het oog op de administratieplicht is het van belang dat de administratie goed op orde is en jaarrekeningen tijdig worden vastgesteld en worden gedeponeerd. Ook is verstandig om de impact op de financiering van de onderneming te bekijken en te onderzoeken of de onderneming kan blijven voldoen aan de financieringsvoorwaarden. Deze crisis kan bijvoorbeeld wellicht worden gekwalificeerd als een MAC (Material Adverse Change). Daarbij moet er worden gekeken naar de mogelijkheden voor bepaalde financiering/subsidiëring vanuit de overheid. Denk aan de tijdelijke regeling tegemoetkoming loonkosten en uitstel van betaling van belasting en boetes. In de gegeven omstandigheden is het verstandig voor het bestuur en RvC om kritisch en terughoudend te kijken naar eventuele dividendbesluiten met het oog op de continuïteit. Bestuurdersaansprakelijkheid ligt hier op de loer. Tijdig moet een eventuele herstructurering en/of reorganisatie worden ingezet.Goed crediteurenmanagement en het onderhouden van een goede relatie met belangrijke crediteuren is key. Er moet worden gekeken naar mogelijkheden om betalingstermijnen te verkorten of verlengen. In kader van cashplanning is daarbij de vraag relevant welke crediteuren prioriteit hebben. Het bestuur heeft in principe de vrijheid om in het belang van de vennootschap ervoor te kiezen om bepaalde schuldeisers voorrang te geven boven andere, bijvoorbeeld om de continuïteit van de onderneming te waarborgen. Pas daarbij op dat die keuze niet gemaakt wordt uit andere dan vennootschappelijke belangen (bijvoorbeeld privébelangen). Ten slotte geldt dat als het bestuur weet dat de schuldeisers die de vennootschap nu niet betaalt, nooit meer betaald zullen worden, bijvoorbeeld omdat de vennootschap failliet zal gaan, het bestuur de keuze moet maken om niemand meer te betalen en het faillissement aan te vragen. Als het bestuur in die fase namelijk nog een deel van de schuldeisers betaalt, schaadt dat de gezamenlijke schuldeisers in het faillissement en loopt het bestuur het risico persoonlijk te worden aangesproken. Het (niet) verrichten van betalingen vergt dus een zorgvuldige afweging.
Raadzaam is om tijdig advies in te winnen en uw afwegingen goed vast te leggen. Het is balanceren met crediteuren in deze uitzonderlijke tijden. In het onverhoopte geval dat voorzienbaar is voor het bestuur en RvC dat de onderneming wegens een liquiditeitstekort haar schulden blijvend niet meer kan betalen, is het verstandig tijdig advies in te winnen over de mogelijkheden van een surseance van betaling of een faillissement. Het ‘in de lucht houden’ van een verlieslatende onderneming, kan bestuurdersaansprakelijkheidsrisico’s met zich brengen.
- Belangrijke (handels/transactie)contracten en supply chain: het is van belang om de belangrijkste (handels)contracten in kaart te brengen en te kijken wat de eventuele gevolgen zijn van de coronacrisis hierop. Het is goed om helder te hebben of de onderneming of een handelspartner (gedeeltelijk) onder de verplichtingen van een contract uit kan door ontbinding of door een beroep op bijv. overmacht cq. onvoorziene omstandigheden en of er eventuele schadeplichtigheid is voor vertraging/kostenverhogende omstandigheden en ontbinding. Denk hierbij ook aan belangrijke huurcontracten.Het is verstandig om een zelfde exercitie te doen voor de supply chain van een onderneming en helder te hebben in hoeverre leveranties en continuïteit mogelijk blijft. Naast beslissingen met betrekking tot lopende contracten, dienen geplande M&A-transacties eventueel te worden heroverwogen of on hold gezet, zakelijke opportuniteiten gecreëerd door de gewijzigde omstandigheden te worden (her-)bekeken en toekomstige commerciële en transactiedocumenten te worden voorzien van de nodige contractuele beschermingsmechanismen en clausules ter dekking van de risico’s verbonden aan corona.
Heeft u nog vragen naar aanleiding van dit artikel, neem dan gerust contact op met Bart-Adriaan de Ruijter en/of Marit van der Pool.