Succesvol besturen begint met een opgeruimd huis

We kennen allemaal wel dat paniekerige gevoel van onaangekondigd bezoek: je kijkt om je heen en ziet de rommel van de dag (of de week..) en wenst dat de tafel was opgeruimd en de was weggevouwen. Kortom, dat je je huis beter op orde had. Wellicht ook herkenbaar is de irritatie die je voelt wanneer je partner niet doet wat hij/ zij in jouw ogen had moeten doen, maar waarbij jullie allebei toch echt zeker weten dat de ander dat klusje zou klaren. Of dat overweldigende gevoel dat het leven met je aan de haal gaat, je niet goed bent voorbereid en iets niet hebt zien aankomen. Je huis niet op orde, een onduidelijke rolverdeling en gebrek aan een vooruitziende blik: het veroorzaakt een heleboel stressmomenten. Als advocaat werkzaam in de gezondheidszorg word ik regelmatig ingeschakeld als de stress bij mijn cliënten is toegeslagen. En natuurlijk zet ik dan heel graag samen met mijn cliënten de schouders eronder om de factoren die de problemen veroorzaken op te lossen. Naderhand evalueren we zo’n intensief traject met elkaar en bekijken we op welke manier de zorgaanbieder het onheil – én de kosten en tijd gemoeid met de reparatie – had kunnen voorkomen. Uit deze terugblikken kan ik drie ‘leefregels’ distilleren die helpen stressmomenten zoveel mogelijk te voorkomen.

Heb je huis op orde

De meeste bevlogen bestuurders die ik ken, met een sterke visie en innovatiedrang, halen hun ‘management drive’ niet uit het zetten van talloze ‘regel-vinkjes’. Dus een zorgvuldig opgesteld contract, up-to-date statuten, het maken van een verslag van belangrijke besprekingen met bijvoorbeeld een zorgverzekeraar: het staat niet bovenaan hun prioriteitenlijstje. Terwijl het niet op orde hebben van deze zaken wel kan leiden tot schade en kan afleiden van de werkelijk grote uitdagingen waar veel zorginstellingen voor staan. Mijn advies: zoek iemand binnen de organisatie die hierin een rol kan vervullen. Maak iemand verantwoordelijk voor het naleven van wet- en regelgeving en het vastleggen van afspraken. En controleer aan de hand van een audit regelmatig hoe u er voor staat. Vanwege de toegenomen angst voor aansprakelijkheid is de kans groot dat uw raad van toezicht dit op korte termijn op de agenda zal zetten. Dan wilt u ze toch liever voor zijn?

Verdeel taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Regelmatig kom ik in de praktijk voorbeelden tegen van een gezamenlijk bevoegd bestuurder die in zijn eentje contracten tekent, van een manager die verplichtingen aangaat zonder duidelijke volmacht en van een voorzitter van de raad van toezicht die op de stoel van de bestuurder gaat zitten. Het veroorzaakt onduidelijkheden, irritaties én kan leiden tot onverwachte aansprakelijkheden. Om die reden is het van belang om in kaart te brengen wie wat doet. Welke verantwoordelijkheden heeft een manager bedrijfsvoering? En welke bevoegdheden horen hierbij? Is er een volmacht? En is die passend? Als de lijnen van delegatie en rapportage duidelijk zijn, kan een bestuurder de verantwoordelijkheid laten waar die moet liggen. Dit geeft vertrouwen in u, de bestuurder, en zet de mensen in de organisatie in hun kracht.

Anticipeer tijdig op de veranderingen

Met name in de zorgsector waar de veranderingen groots en indringend zijn, is het eenvoudiger gezegd dan gedaan om veranderingen voor te zijn. In de zorg moet namelijk niet alleen op de plannen van de overheid worden geanticipeerd, maar óók op de manier waarop de machtige zorgverzekeraars hun rol in het zorgstelsel invullen. Ondanks dat is het belangrijk om te zorgen voor een zo groot mogelijke mate van flexibiliteit. Bijvoorbeeld in uw contracten. Door te investeren in de relatie met uw ondernemingsraad en cliëntenraad waardoor u snel kunt schakelen. Door het organiseren van een schil aan samenwerkingspartners op wie u kunt terugvallen indien dat nodig is, bijvoorbeeld bij de inkoopprocessen met steeds strengere eisen. Besturen is het nemen van (ingecalculeerde) risico’s. Soms pakken zaken anders uit dan u na zorgvuldige besluitvorming had verwacht. Dat is vanuit aansprakelijkheidsoogpunt toch echt te verkiezen boven het worden achterhaald door de feiten. Met het volgen van deze ‘leefregels’ legt u een stevig fundament voor uw zorgorganisatie, voorkomt u zoveel mogelijk onaangename verrassingen en kunt u doen waar u het beste in bent: succesvol besturen.

Hoe functioneren bestuur en toezicht binnen uw zorgorganisatie?

Is governance goed ingebed in uw organisatie of verdient naleving van de Zorgbrede Governancecode meer prioriteit? Met de Governance in Control Scan krijgt u na het invullen van een twintigtal vragen direct en vrijblijvend een indicatie hoe het met de governance binnen uw zorgorganisatie gesteld is. Hiermee kunt u voorkomen dat u voor verrassingen komt te staan. Doe de check op governance.rechtindezorg.nl.


Dit artikel is ook verschenen in het congresmagazine ‘SUCCES zonder STRESS’ dat op de vijfde editie van het “Vrouwelijke Leiders in de zorg” congres op 19 november 2015 is gepubliceerd: 

Fenna van Dijk_Succesvol besturen in de gezondheidszorg

Comments are closed.