Per 1 juli 2016 is de Wet Huis voor klokkenluiders in werking getreden, waardoor medewerkers van zorginstellingen voortaan misstanden kunnen melden aan een Huis voor Klokkenluiders (‘het Huis’). Hoe ziet de meldprocedure er precies uit? En waar moet u op letten bij het opstellen van een klokkenluidersregeling binnen uw zorginstelling?
De nieuwe Wet Huis voor klokkenluiders is interessant voor de zorgsector aangezien uit het jaarverslag 2015 van het Adviespunt Klokkenluiders blijkt dat de zorgsector opnieuw de top 5 van sectoren met de meeste klokkenluidersmeldingen aanvoert. In de huidige Zorgbrede Governancecode 2010 (‘ZbGc 2010’) is al bepaald dat een zorginstelling over een klokkenluidersregeling moet beschikken, maar in de herziene versie van de Zorgbrede Governancecode 2017 (‘ZbGc 2017’) is onder meer in aanvulling daarop te lezen dat zorginstellingen per 1 januari 2017 moeten beschikken over een vertrouwenspersoon waaraan voorafgaand over afwijkend gedrag, zorgen over integriteit en/of misstanden kan worden gemeld. Hoe gaat het melden in zijn werk?
Eerst intern melden: de procedure en de Zorgbrede Governancecode
De werknemer moet een misstand eerst intern melden voordat hij een misstand kan melden aan het Huis. Hiervoor dient de werkgever een klokkenluidersregeling vast te stellen.
In de ZbGc 2010 is bepaald dat zorginstellingen moeten beschikken over een klokkenluidersregeling (art. 3.1.5. ZGC 2010). Door middel van deze klokkenluidersregeling moet de Raad van Bestuur ervoor zorgen dat werknemers (en anderen die in een contractuele relatie tot de zorgorganisatie staan), zonder gevaar voor hun rechtspositie, vermeende onregelmatigheden binnen de zorgorganisatie van algemene, operationele en/of financiële aard moeten kunnen rapporteren. Door middel van deze klokkenluidersregeling in de ZbGc 2010 kunnen individuele werknemers ernstige misstanden in de onderneming op een veilige manier melden.
Om de leden van de aangesloten brancheorganisaties een idee te geven waaraan de klokkenluidersregeling moet voldoen, heeft Brancheorganisatie Zorg (‘BoZ’) al in 2010 een model klokkenluidersregeling ter beschikking gesteld. Voor 1 januari 2017 zal een nieuwe BOZ-modelregeling klokkenluiden worden vrijgegeven, die aansluit bij de nieuwe ZbGc 2017. Sinds 23 september heeft Brancheorganisatie Zorg (‘BoZ’) via hun website een vernieuwde versie van de ZbGc 2017 openbaar gemaakt,. Het is de verwachting dat de ZbGc 2017 dit najaar door de leden van de aangesloten brancheorganisaties zal worden vastgesteld.
Interessant is dat de verplichting is opgenomen dat een zorginstelling in 2017 moet beschikken over een vertrouwenspersoon voor haar medewerkers (art. 2.5.1 in de ZGC 2017). Medewerkers kunnen aan de vertrouwenspersoon meldingen doen over afwijkend gedrag, zorgen over integriteit en/of misstanden. Deze vertrouwenspersoon rapporteert de melding vervolgens rechtstreeks aan de raad van bestuur en kan zich tot de raad van toezicht wenden indien bij de raad van bestuur geen gehoor vindt. Daarnaast is het opvallend dat wat betreft de klokkenluidersregeling, in de ZbGc 2017 beschreven wordt dat deze ook dient voor het melden van vermoedens van misstanden (art. 2.5.2 ZbGc 2017).
De BoZ adviseert haar leden daarnaast om aan hun werknemers en ondernemingsraad te melden dat zij gebruik kunnen maken van de onderzoeks- en adviesfunctie van het Huis voor Klokkenluiders.
De externe weg voor klokkenluiders
De Wet Huis voor Klokkenluiders verplicht werkgevers met 50 of meer werknemers een procedure vast te stellen voor de manier waarop met meldingen van mogelijke misstanden moet worden omgegaan (art. 2).
Maar, wanneer is nu precies sprake van een misstand? Volgens de wetsgeschiedenis is er sprake van een misstand “wanneer de omstandigheden uitstijgen boven een individuele kwestie of een persoonlijk conflict.” Bovendien moet het gaan om een patroon of structureel karakter, of er moet sprake zijn van een zodanig ernstige of omvangrijke misstand, dat daardoor het maatschappelijk belang wordt geraakt. Hierbij kunt u onder meer denken aan schending van een wettelijk voorschrift, gevaar voor de volksgezondheid of gevaar voor het goed functioneren van een overheidsorganisatie of een bedrijf als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten.
Na een melding kan het Huis een onderzoek instellen naar een vermoedde misstand en de manier waarop een werkgever zich tegenover de melder heeft gedragen. Naar aanleiding van een onderzoek naar een misstand stelt het Huis een rapport op wat aanbevelingen kan bevatten voor de werkgever. Daarnaast kan het Huis de werknemer van advies voorzien. Dit advies wordt door het Huis als vertrouwelijk behandeld. Het advies van het Huis wordt onafhankelijk en gratis verleend.
Bescherming werknemer
De Wet Huis voor Klokkenluiders biedt meer bescherming voor werknemers tegen negatieve gevolgen, zoals bijvoorbeeld ontslag na “het luiden van de klok”. Zo moet er informatie in de klokkenluidersregeling worden opgenomen over de rechtsbescherming van de werknemer bij het melden van een vermoeden van een misstand. Een werknemer mag niet worden benadeeld als hij te goeder trouw en naar behoren heeft gemeld. Zoals hierboven al gemeld; een werknemer moet bijvoorbeeld altijd eerst een interne melding doen bij diens werkgever, alvorens hij een melding kan doen bij een externe instantie.
Het opstellen van een klokkenluidersregeling
In de ZbGc 2017 staan diverse eisen opgenomen. Waar moet u voor alsnog op letten bij het opstellen van een klokkenluidersregeling binnen uw zorginstelling?
1. Ten eerste moet in aanvulling op de ZbGc 2010 worden opgenomen dat de werkgever de verplichting heeft de melding vertrouwelijk te behandelen, indien de werknemer hierom heeft verzocht
2. Bovendien moet worden vastgelegd dat de werknemer de mogelijkheid heeft om een adviseur in vertrouwen te raadplegen over een vermoeden van een misstand. Dit betreft dus meer een advisering dan een concrete melding.
3. Ook dient er informatie te worden verstrekt over de omstandigheden waaronder een vermoeden van een misstand buiten de organisatie, dus bij het Huis van Klokkenluiders, kan worden gemeld.
4. De praktische invulling van deze externe meldingsprocedure is nog niet bekend, evenals de contactgegevens, dus we adviseren deze gegevens op een later moment nog toe te voegen.
Met dank aan Olga van Erp Taalman Kip.